Урок 12. Задачи и проекты |
Правильное планирование и стратегическое управление ресурсами - залог успешной работы.
Задачи и проекты в Битрикс24 — это каркас управляемой работы: они фиксируют, кто и что должен сделать, к какому сроку и с каким результатом. Проект объединяет связанные задачи и задаёт общий контекст (например, «Счета» или «Ноблелифт»), а каждая задача разбивается на понятные шаги через чек‑лист. Такая структура исключает потерю поручений, делает нагрузку прозрачной и позволяет команде двигаться синхронно — без дублирования и провалов по срокам.
Задачи и проекты
- Задачиинструмент для постановки и контроля поручений внутри команды. Помогают:
- организовывать работу над проектами;
- распределять обязанности между сотрудниками;
- отслеживать прогресс выполнения;
- передавать дела на время отпуска или болезни сотрудника.
- Проектывнутренняя система для взаимодействия между сотрудниками в рамках определенной и конкретизированной темы (например, повторные лиды). В Битрикс24 можно создать проект:
- внутри вашего отдела или подразделения;
- объединяющий несколько отделов по какому‑либо функциональному признаку (например, согласование счетов).
Типы проектов в Битрикс24:
Важно для вашей команды. Если вы хотите, чтобы все сотрудники отдела видели задачи друг друга, используйте закрытый проект отдела и добавляйте туда всех сотрудников отдела. Тогда любая задача проекта будет видна всем участникам проекта, даже если конкретного сотрудника не добавили в задачу отдельно. Это решает проблему «руководители не видят задачи, потому что их не пригласили».
- Открытый проект. Виден всем сотрудникам компании. Любой может присоединиться и создавать задачи. Подходит для общекорпоративных инициатив (обучение, внутренние мероприятия).
- Закрытый проект. Виден только тем, кто в него приглашён. Доступ контролируется администратором проекта. Оптимален для отделов и направлений с ограниченным кругом участников: «Тендеры», «Сервис», «Запчасти», «Закупки».
- Внешний проект. Позволяет приглашать внешних пользователей (партнёров, подрядчиков) с ограниченным доступом. Подходит для совместной работы с поставщиками или клиентами.
- Группа. Пространство для постоянного взаимодействия без жёстких сроков. В группе удобно обсуждать идеи, хранить базу знаний, планировать встречи и обмениваться файлами. Она не привязана к дедлайнам и служит «центром компетенций» для сотрудников (например, группа «Обучение и развитие» для всех новичков компании «Раум»).
Типы проектов и их использование в Битрикс 24
Основные отличия типов проектов
Сравнение типов проектов между собой и выделение основных целей проектов при работе в Битрикс 24.
| Критерий | Проект | Коллаба | Группа |
|---|---|---|---|
| Основная цель | Достичь результата в срок (запуск продукта, проведение тренинга) | Совместная работа с внешними участниками при сохранении безопасности данных | Постоянное взаимодействие, обмен знаниями, хранение материалов |
| Сроки | Есть чёткие даты начала и завершения | Есть сроки (как у проекта), но фокус на совместной работе с гостями | Нет жёстких сроков — работает постоянно |
| Участники | Только сотрудники компании (внутренняя команда) | Сотрудники + внешние гости (подрядчики, клиенты, тренеры) | Только сотрудники компании (или постоянные внутренние команды) |
| Доступ внешних пользователей | Нет | Да (гости видят только коллабу и её участников) | Нет |
| Инструменты управления | Задачи, канбан, диаграмма Ганта, календарь, чек‑листы | Те же, что в проекте (задачи, канбан, Гант, календарь) | Чат, обсуждения, диск, календарь, опросы (без жёсткого проектного контроля) |
| Роли и права | Руководитель проекта, исполнители, наблюдатели | Владелец, модераторы, участники, гости (с ограниченными правами) | Владелец, модераторы, участники (гибкие права на редактирование контента) |
| Хранение данных | Диск проекта (материалы по конкретной задаче/этапу) | Диск коллабы (материалы для совместной работы с гостями) | Диск группы (база знаний, шаблоны, инструкции, записи вебинаров) |
| Типичный сценарий в обучении | Разработка курса, подготовка к аттестации, запуск пилота | Совместная разработка материалов с внешним тренером, согласование контента | База знаний по продуктам, обсуждение кейсов, онбординг новых сотрудников |
| Когда архивировать | После достижения цели и сдачи результатов | После завершения совместной работы с внешними участниками | Обычно не архивируется — работает постоянно |
Все способы постановки задач в Битрикс24
1. Через раздел «Задачи и проекты» (классическая полная постановка)
«Задачи и проекты» → кнопка «Создать задачу» (или значок молнии для быстрой).
Что можно сделать: заполнить все поля: название, описание, чек‑лист, ответственный, соисполнители, наблюдатели, срок, проект, результат, учёт времени, напоминания, регулярность, теги, кастомные поля.
Для чего подходит: для любых ответственных задач, где важно зафиксировать критерии результата и не потерять контекст (например, «Запрос поставщику», «Продление регистрации Ноблелифт», «Проверка задолженности»).
Для чего подходит: для любых ответственных задач, где важно зафиксировать критерии результата и не потерять контекст (например, «Запрос поставщику», «Продление регистрации Ноблелифт», «Проверка задолженности»).
Через раздел «Задачи и проекты»
2. Из Живой ленты (быстро из новости/поста)
в посте ленты нажать «Ещё» → «Создать задачу». Сообщение автоматически попадёт в описание задачи.
Что удобно: быстро превратить обсуждение или анонс в задачу, сохранить контекст поста.
Нюанс: если задача ставится из поста отдела, всё равно нужно вручную добавить нужных людей (РОП, смежные отделы) в наблюдатели/соисполнители — автоматически они не подтягиваются.
Нюанс: если задача ставится из поста отдела, всё равно нужно вручную добавить нужных людей (РОП, смежные отделы) в наблюдатели/соисполнители — автоматически они не подтягиваются.
3. Из сообщения в чате или комментария (мгновенная конвертация)
в чате или под комментарием нажать три точки → «Создать» → «Задача». Текст сообщения процитируется в описании.
Автоматика: в наблюдатели автоматически добавляются все участники чата (удобно для командных чатов отдела).
Практическое применение: из чата отдела продаж быстро сделать задачу «Уточнить ТЗ у клиента», «Отправить КП до 25.06» и т.д..
Практическое применение: из чата отдела продаж быстро сделать задачу «Уточнить ТЗ у клиента», «Отправить КП до 25.06» и т.д..
В общем чате
4. Из карточки CRM (лид, сделка, контакт, компания)
в карточке CRM нажать «Задача» (в верхней панели или в таймлайне).
Плюсы: задача сразу привязана к сущности, в описании удобно оставить ссылку на карточку, а в фильтрах потом легко собрать все задачи по клиенту/сделке.
Идеально для процессов:
Идеально для процессов:
- по сделке в воронке «Тендер» поставить задачу «Получить недостающие документы»;
- по компании-поставщику — задача «Запросить актуальный прайс»;
- по контакту — задача «Перезвонить после выходных».
5. Через шаблоны задач (типовые сценарии)
создать типовую задачу (с описанием, чек‑листом, ролями, проектом), затем в меню задачи выбрать «Сохранить как шаблон». При постановке новой задачи выбрать шаблон.
Ваши готовые шаблоны (примеры):
- «Запрос поставщику» (с HTML‑таблицей и цветовым разделением в чек‑листе);
- «Продление регистрации в Ноблелифт» (с автонапоминанием и подстановкой юрлица);
- «Проверка задолженности в воронке Сервис» (с критериями «критическая/нормальная» и результатом в комментарии).
Из шаблона задачи
6. Из писем (почта, подключённая к Битрикс24)
в письме в почте Битрикс24 нажать «Создать задачу».
Особенности:
Важно: если письма приходят в задачи, но сотрудники не могут их открыть — проверяйте права доступа и корректность синхронизации почты (частая проблема при нестабильном IMAP/SMTP).
- текст письма попадает в описание;
- задача создаётся отдельно от CRM‑сущностей (если не привязать вручную к проекту/сделке);
- права доступа работают по тем же правилам: без добавления в задачу её не увидят даже администраторы.
Важно: если письма приходят в задачи, но сотрудники не могут их открыть — проверяйте права доступа и корректность синхронизации почты (частая проблема при нестабильном IMAP/SMTP).
7.Через Диаграмму Ганта (планирование и создание в контексте сроков).
открыть «Гант», нажать «+Задача» или через меню задачи (три полоски) → «Добавить подзадачу».
- Зачем: удобно ставить задачи с учётом пересечений сроков, видеть нагрузку и зависимости («предшественник/последователь»).
Из диаграмы ганта
8. Создание подзадачи (вложенность и декомпозиция)
Как:
Практика: крупную задачу (например, «Подготовка к тендеру») разбивают на подзадачи: «Собрать ТЗ», «Запросить КП у 3 поставщиков», «Подготовить обоснование цены».
- в карточке задачи: «Ещё» → «Добавить подзадачу»;
- в списке задач: три полоски у задачи → «Создать подзадачу»;
- в Гант: три полоски → «Создать подзадачу».
Практика: крупную задачу (например, «Подготовка к тендеру») разбивают на подзадачи: «Собрать ТЗ», «Запросить КП у 3 поставщиков», «Подготовить обоснование цены».
Подзадачи
9. Через бизнес‑процессы и роботов (автоматическая постановка)
в конструкторе бизнес‑процессов или в настройках роботов CRM указать действие «Поставить задачу».
Примеры автоматизации под ваши процессы:
Преимущество: задачи ставятся системно, без ручного напоминания.
- при переводе лида в сделку в воронке «Запчасти» робот ставит задачу «Подтвердить наличие на складе»;
- при переходе сделки в этап «Оплата» в воронке «Сервис» ставится задача «Проверить поступление денег»;
- при приближении даты окончания регистрации в Ноблелифт — автозадача «Уточнить планы клиента».
Преимущество: задачи ставятся системно, без ручного напоминания.
Автоматическое назначение задач
Как правильно ставить задачу:
пошаговый алгоритм
- Перейдите в «Задачи и проекты» → «Создать задачу».
- Дайте понятное название. Лучше в формате «Действие + объект + срок», например: «Подготовить КП для ООО „Вектор“ до 25.06».
- Заполните описание. Пропишите:
- что нужно сделать;
- критерии готовности (что считать выполненным);
- ссылки на карточки CRM (лид, сделка, контакт);
- дополнительные инструкции.
5.Добавьте соисполнителей (если нужна совместная работа) и наблюдателей (руководители, смежные отделы).
6.Установите крайний срок. Обязательно. Без срока задача легко теряется в потоке.
7.Привяжите к проекту, если задача относится к конкретному направлению (например, проект «Тендеры»).
8.Используйте чек‑лист, если задача состоит из шагов. Каждый пункт чек‑листа можно отмечать по мере выполнения.
9.Прикрепите файлы или ссылки на документы (КП, акты, ТЗ).
10.Включите опцию «Результат задачи», если нужно, чтобы исполнитель явно зафиксировал итог (например, прикрепил файл или написал комментарий).
11.Поставьте задачу. Все участники получат уведомления.
Критическая особенность доступа.
Даже если у сотрудника есть полные права на CRM, он не увидит задачу, если его не добавили в неё в одной из ролей (ответственный, соисполнитель, наблюдатель). Исключение — если сотрудник добавлен в проект, к которому привязана задача: тогда он увидит её автоматически.
Роли в задаче и права доступа
Описание и распределние ролей в задаче
| Роль | Что может делать | Что не может делать |
|---|---|---|
| Постановщик | Редактировать задачу, менять сроки, добавлять участников, закрывать задачу | Удалять задачу (только через корзину) |
| Ответственный | Менять статус, добавлять комментарии, прикреплять файлы, отмечать чек‑листы, запрашивать перенос срока (если разрешено) | Менять постановщика или удалять задачу |
| Соисполнитель | Участвовать в выполнении, комментировать, отмечать свои пункты чек‑листа | Менять ответственного, постановщика, удалять задачу |
| Наблюдатель | Видеть задачу, читать комментарии, получать уведомления, оставлять комментарии | Менять сроки, ответственного, закрывать задачу |
Практический вывод
- Если РОПу или руководителю нужно видеть задачу — добавляйте его в наблюдатели.
- Если смежному отделу нужно участвовать — добавляйте в соисполнители.
- Не полагайтесь на общие права в CRM: даже администратор не увидит задачу, если его не пригласили.
Продвинутые возможности
Шаблоны задач
Шаблоны позволяют стандартизировать типовые процессы. Для ваших сценариев особенно полезны:
Можно связать две задачи как «предшественник/последователь» — это удобно, когда одна задача не может начаться, пока не завершена другая (например, «Получить подтверждение от поставщика» → «Выставить счёт»).
Диаграмма Ганта и фильтры
В представлении «Гант» удобно видеть сроки и пересечения задач. Фильтры позволяют отбирать задачи по проектам, ответственным, срокам, статусам.
Шаблоны позволяют стандартизировать типовые процессы. Для ваших сценариев особенно полезны:
- «Запрос поставщику»: шаблон с HTML‑таблицей позиций, цветовым разделением строк (сроки/наличие/цена), чек‑листом шагов и обязательными полями результата.
- «Продление регистрации в Ноблелифт»: автонапоминание за 30 дней, подстановка названия юрлица из карточки компании, чек‑лист «Уточнить планы → Оформить продление → Обновить срок в карточке».
- «Проверка задолженности в воронке Сервис»: критерии «критическая/нормальная», инструкция по проверке, обязательное поле «Сумма и статус» в результате.
Можно связать две задачи как «предшественник/последователь» — это удобно, когда одна задача не может начаться, пока не завершена другая (например, «Получить подтверждение от поставщика» → «Выставить счёт»).
Диаграмма Ганта и фильтры
В представлении «Гант» удобно видеть сроки и пересечения задач. Фильтры позволяют отбирать задачи по проектам, ответственным, срокам, статусам.
Проекты
как выбирать тип и использовать
Когда выбирать открытый проект/группу:
- Общекорпоративные инициативы (обучение, внутренние мероприятия).
- Проекты, где важна максимальная прозрачность и участие всех.
Когда выбирать закрытый проект:
В карточке сделки/компании можно создать или выбрать существующий проект и вести все задачи по клиенту в нём. Это даёт единую историю работ и упрощает отчётность.
- Воронки продаж (Тендеры, Сервис, Запчасти) — чтобы видеть только свои задачи и не мешать другим отделам.
- Конфиденциальные проекты (переговоры, тендеры с NDA).
- Совместная работа с подрядчиками (интеграторы, аутсорс).
- Партнёрские проекты, где нужен ограниченный доступ.
В карточке сделки/компании можно создать или выбрать существующий проект и вести все задачи по клиенту в нём. Это даёт единую историю работ и упрощает отчётность.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Не добавлять руководителей в наблюдатели | Руководитель не видит задачу, не может помочь, сроки срываются | Всегда добавляйте РОПа в наблюдатели для важных задач |
| Ставить задачу «в пустоту» без проекта | Задача теряется среди других, сложно найти по фильтрам | Привязывайте к проекту отдела или клиента |
| Игнорировать чек‑лист | Исполнитель не понимает, из каких шагов состоит задача | Разбивайте задачу на 3–7 понятных пунктов |
| Не указывать критерии результата | Исполнитель сдаёт «что‑то похожее», начинаются доработки | Включите «Результат задачи» и пропишите, что считать готовым |
| Думать, что «все и так увидят» | Из‑за правил доступа задача остаётся невидимой для нужных людей | Проверяйте список участников: ответственный + соисполнители + наблюдатели |
Шпаргалка для менеджеров
быстрые правила постановки задач
| Ситуация | Что делать | Важное примечание |
|---|---|---|
| Нужно быстро зафиксировать договорённость из чата | Создать задачу из сообщения в чате | Автоматически добавятся участники чата в наблюдатели |
| Задача типовая (запрос поставщику, продление Ноблелифт) | Использовать шаблон задачи | Экономия времени, единый стандарт |
| Задача повторяется каждую неделю | Настроить регулярную задачу | Не забывать указывать дату окончания |
| Задача связана со сделкой | Ставить из карточки сделки или привязывать к проекту клиента | Проще собирать отчётность и видеть историю |
| Руководитель должен видеть задачу | Добавить РОПа в наблюдатели | Права в CRM не дают доступ к задаче |
| Задача большая и сложная | Разбить на подзадачи/чек‑лист | Так исполнитель не пропустит шаги |
Как контролировать выполнение задач
(отчёты и фильтры)
Фильтры для отчётов по отделам и воронкам
В разделе «Задачи и проекты» используйте фильтры:
Позволяет увидеть пересечения сроков и нагрузку. Полезно для планирования крупных проектов (подготовка к тендеру, запуск сезонной акции).
Отчёт «Просроченные задачи»
Настройте отдельный отчёт или фильтр: «Статус = Просрочено» + «Проект = Тендеры/Сервис». Это помогает быстро выявлять риски и перераспределять задачи.
- По проекту: «Оплата счетов», «Повторные лиды», «Ноблелифт».
- По ответственному: чтобы видеть нагрузку конкретного менеджера.
- По статусу: «Просрочено», «В работе», «На паузе».
- По сроку: «Сегодня», «Эта неделя», «Просроченные».
- По наблюдателю: чтобы РОП видел все задачи, где он наблюдатель.
Позволяет увидеть пересечения сроков и нагрузку. Полезно для планирования крупных проектов (подготовка к тендеру, запуск сезонной акции).
Отчёт «Просроченные задачи»
Настройте отдельный отчёт или фильтр: «Статус = Просрочено» + «Проект = Тендеры/Сервис». Это помогает быстро выявлять риски и перераспределять задачи.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Освоение работы с задачами и проектами в Битрикс24 — это не просто знакомство с интерфейсом, а переход к системному управлению рабочими процессами в компании «Раум». Теперь у команды есть единый язык постановки поручений и прозрачные правила видимости: задача перестаёт быть «частным делом» исполнителя и становится контролируемым элементом общего процесса.
Теперь вы знаете основные правила работы с проектами и задачами
и понимаете, как их использовать.